社史制作時の資料の集め方のコツ｜各所に散らばる情報はどう収集する？
社史制作において必要となる資料の例
社史制作において、一番時間がかかり、大変なのが資料集めです。会社の内外に散らばる情報はどのように収集すればいいのでしょう。
社史制作において必要な資料として、社内報、決算報告書、営業報告書などの公式な重要書類、 短期・中長期計画書などの経営計画書類、会社案内、ニュースリリース、製品カタログ、創業者の資料や株式公開時の提出資料などがあります。
「基礎的な資料」から集めて「専門的な資料」に範囲を広げる
資料をリストアップして、集めやすい資料から集めていきましょう。収集しやすいものとして、創業から現在までの会社案内や社内報、決算報告書、有価証券報告書などの「基礎的な資料」があります。
次に、契約に関する書類など「専門的な資料」に手を伸ばしましょう。自分で集めることが難しい資料は、担当部署に依頼して調査してもらいます。
「社内で集められる資料」から集めて「社外にある資料」に範囲を広げる
社内で資料を集めるのが困難な場合は、社外に協力をお願いします。資料集めの範囲を内から外へ拡大するイメージです。
ベテラン社員や管理職への聞き取りでも資料が集まらないときはOBやOGにお願いしましょう。社外から資料を集める際は、業界紙誌、業界団体や加入学会の出版物などを調べると新たな情報が得られることもあります。
どこに何の資料があるかを最初に調査・リスト化してからだと集めやすい
どこに何の資料があるかを最初に調査して、リストアップしてから資料集めに取り掛かると集めやすいです。一般的には「年表台帳」での整理が効率的で、ヌケやモレがある資料の追加収集が容易にできるといわれています。
年表台帳とは、A4判の台帳を作成し集めた資料の情報を記入していく整理法です。最初の段階で年表台帳を作成すると企画・構成を検討するヒントとなります。
